Ces technologies augmentent la puissance de communication et de collaboration dans un réseau. Voici les 3 niveaux d'utilisation du numérique.

Outils d'information

Information = Gestion électronique documentaire, moteur de recherche, partage de fichiers, FAQ, cartographie des compétences, annuaire, actualités multisites, multilingues (avec mise à jour centralisée ou décentralisée qui vient remplacer ou s'ajouter au journal papier),… L'utilisateur est récepteur. Il peut seulement recevoir des informations, souvent descendantes (top down

Outils de communication

Communication = Messageries électroniques (e-mail), listes de diffusion, Wiki (outil d'édition de contenu), agendas partagés, gestion de tâches, messagerie instantanée (Chat), workflow, elearning,… L'utilisateur est récepteur et émetteur. Il peut recevoir et émettre des informations (top down et bottom up)..

Outils de collaboration

Collaboration (Intranet collaboratif) = Forums de discussion, e-coaching (création de contenus à travers un processus de questionnement), communautés de pratique, outils de communication lorsqu'ils sont utilisés pour créer de l'information et non pas uniquement pour l'échanger, … L'utilisateur est récepteur, émetteur et acteur. Il est acteur dans le sens où il peut transformer l'information qu'il a reçue pour en créer une nouvelle, en interagissant avec d'autres utilisateurs.

Les outils de la collaboration)

Le travail collaboratif assisté par ordinateur rassemble une galaxie d'outils plus ou moins efficaces. Leurs objectifs sont de faciliter le travail entre individus au sein d'un groupe ou d'un réseau. On peut distinguer quatre familles d'outils.

Les outils de communication de base

Leur rôle est, avant tout, de faire circuler une information entre deux collègues. C'est l'outil "de première nécessité". Les outils des trois autres familles répondent à un besoin plus particulier, même s'ils incorporent nécessairement des fonctions de communication. On dit que ces outils sont coopératifs : les deux employés qui communiquent avec cet outil n'ont pas toujours le sentiment de travailler dans un même but. On recense :

  • Le mail
  • Le chat
  • Le tableau blanc
  • La visioconférence
  • La messagerie instantanée

Les outils de travail partagé

Ils permettent à plusieurs personnes de travailler sur un même document ou sur une même application. (Le traitement de texte Word possède, par exemple, un outil qui permet d'annoter un texte pour proposer des corrections). Ce sont des outils de collaboration, puisque les différentes personnes qui les utilisent ont le sentiment d'avancer vers un but commun. Ces outils sont relativement peu employés. Leurs utilisateurs sont souvent de grosses entreprises; mais, de petites structures - comme les cabinets d'avocats - peuvent aussi y trouver un intérêt. On recense :

  • Le partage d'applications (exemple : plusieurs personnes travaillent sur le même plan de la future voiture d'un constructeur automobile)
  • Les bases de données partagées
  • Les forums et outils apparentés

Les outils d'accès au savoir - ou de Knowledge Management

Si un employé a fait l'effort de créer un document, ou de développer une expertise, il peut faire gagner beaucoup de temps à ses collègues : pourquoi créer plusieurs fois le même document - ou développer plusieurs fois la même expertise - lorsqu'on peut les trouver ailleurs dans l'entreprise ? Il faut donc faire en sorte que tous les employés puissent accéder à ces informations. Les entreprises qui y ont recours sont souvent les grosses PME et les grands comptes. On recense :

  • Les bibliothèques
  • Les outils de peer to peer
  • Les portails
  • La cartographie des compétences
  • Les annuaires électroniques
  • Les listes de diffusion
  • Les WiKi (sortes de portails qui s'enrichissent grâce à la contribution des personnes qui les consultent)
  • Les moteurs de recherche

Les outils de gestion des processus

Ce sont sans doute les outils les plus spectaculaires. "L'intervention du logiciel ne se situe plus au niveau de l'information, de la communication ou de la collaboration, mais au niveau supérieur de la coordination". Les workflows assistent le chef de projet dans le suivi de son projet, et permettent de contrôler et d'accélérer les interactions entre les contributeurs, les relecteurs et la personne chargée de la validation. Ces outils sont surtout utilisés par les grands comptes. On recense :

  • Les outils de synchronisation
  • Les agendas partagés

 

L'importance d'un système d'information

Pour pouvoir travailler à plusieurs, il faut réorganiser les tâches en répartissant au mieux le travail entre les partenaires. La coordination des activités et des relations repose donc sur un bon système d'information

La gestion des données devient donc l'élément central dans une plate-forme. Le stockage, l'extraction et l'exploitation des données autorisent des utilisations différentes, telles les fonctions d'annuaire, de catalogue ou de transaction. La gestion des données permet également de formaliser les savoirs et le savoir-faire, afin de les rendre utilisables par tous, et de devenir, ainsi, un outil de gestion de connaissances.

Le système d'information, dans un établissement, permet la communication entre l'animateur du réseau, les membres et l'environnement. Il permet de recevoir, et d'émettre, des informations et aussi de gérer les informations internes au réseau. Une des clés de performance d'un réseau d'entreprises s'appuie sur son système d'information.

Le système d'information est composé de l'ensemble des ressources matérielles, humaines et informatiques, contribuant à la collecte, la mémorisation, la recherche, la communication et l'utilisation des données nécessaires pour l'animation et la coordination des actions au sein du réseau. Il utilise des outils de communication comme un journal, un annuaire, un catalogue... mais également des équipements informatiques: internet, bases de données, agenda...L'apport du Numérique permet l'automatisation des processus, l'exploitation des données, l'aide à la décision, la transmission d'information... Le système d'information doit donc être considéré comme une ressource, un investissement, un élément fondamental dans la gestion et l'animation d'un réseau d'entreprises.

 

Au-delà de l'information, les membres d'un réseau d'entreprises partagent aussi des connaissances. L'information permet d'appréhender un savoir un fait, un évènement, un phénomène; tandis que la connaissance permet de comprendre (donc d'évaluer, de comparer, de juger...) et de reproduire, de soutenir un processus d'apprentissage et d'intervention. L'objectif de la gestion des connaissances (Knowledge Management) est précisément de formaliser les connaissances tacites, afin de les rendre mobilisables et opérationnelles au niveau du réseau tout entier. Elle permet donc de favoriser la croissance, la transmission, la conservation des connaissances (savoir théorique, savoir-faire...) et de faciliter leur accès, leur partage et leur réutilisation.