Partager son Calendrier

 

 

 

UN OUTIL IDEAL POUR RESTER ORGANISE

Outlook est un service de messagerie et de calendrier gratuit qui vous aide à vous tenir informé de l'essentiel, à être efficace et à gérer vos tâches.

Découvrez comment partager votre calendrier et entamer un travail collaboratif …

 

 

OBJECTIFS DU COURS:

 

• Utiliser les fonctions de partage de calendrier d'Outlook

• Créer et organiser un calendrier de travail

• Collaborer au sein d'un calendrier Outlook

 

POUR QUOI FAIRE ?

 

Apprendre à organiser son agenda c’est avoir tout son planning d’une simple vue ! L’organisation de son temps en est facilitée !

Après vous pouvez décider ou non de la partager ; mais vous pouvez aussi créer d’autres calendriers.

Vous pourrez ainsi indiquer à vos collaborateurs dans quelle salle vous vous trouvez, indiquer vos disponibilités pour des réunions, ou tout simplement partager votre emploi du temps de cours avec vos élèves et/ou collègues. Ainsi vous règlerez un certain nombre de problèmes d'organisation très simplement !

 

Partager un calendrier

 

 

COMMENT FAIRE ?

 

  1. remplir son calendrier par défaut 

Avec votre boite aux lettres vous disposez d’un calendrier personnel par défaut. C’est votre calendrier principal qui ne peut pas être supprimer.

Pour le mettre à jour il suffit de cliquer sur un horaire et de compléter les champs demandés. Bien entendu ce calendrier se synchronisera automatiquement sur l’ensemble de vos appareils.

 

Si vous faites partie d’une organisation (Office 365 mis en place dans votre établissement), votre calendrier principal peut être accessible à tous par défaut. Vous pouvez en modifier les options de partage dans vos paramètres.

 

2) Ajouter un calendrier secondaire

 

Cliquez sur le « + » dans le dossier latéral « Vos Calendriers ».

 

Vous pouvez avoir plusieurs calendriers. Il est possible d'en créer d'autres et ainsi garder un calendrier personnel en parallèle d'un ou plusieurs calendriers de travail. Vos différents calendriers peuvent être affichés individuellement ou tous ensemble.

 

Pour créer un nouveau calendrier, effectuez un clic droit sur "Calendrier" et sélectionnez "Nouveau calendrier ».

 

Vous pourrez ensuite nommer le nouveau calendrier à votre convenance.

 

Ajoutez ensuite les éléments que vous souhaitez voir apparaître sur votre calendrier partagé.

 

Supprimer un calendrier (au cas ou)

1 Dans Calendrier, sous Mes calendriers, cliquez avec le bouton droit sur le nom du calendrier à supprimer.

REMARQUE : Vous ne pouvez pas supprimer le calendrier principal d’Outlook qui s’affiche lorsque vous utilisez Outlook pour la première fois. Bizarrement sous « Safari » sur Mac la fonction supprimer n’apparait pas toujours. Il faut alors changer de navigateur.

1 Cliquez sur Supprimer le calendrier.

2 Pour confirmer la suppression, cliquez sur Oui.

 

3) Les fonctions de partage

 

Il est maintenant temps de partager cet agenda !

 

Pour cela effectuez un clic droit sur le nom du calendrier à partager dans la barre latérale gauche. Dans le menu, cliquez sur "Partager…"

 

Cliquez ensuite sur "Partager le calendrier »

 

 

Sélectionnez ensuite vos collaborateurs présents dans vos contacts ou entrez leurs adresses mail.

 

 

Pour qu'ils puissent avoir accès en écriture au calendrier partagé, il faudra cocher la case correspondante.

 

 

Voilà, votre calendrier est maintenant partagé!

Vous pouvez néanmoins modifier les éléments visibles par vos collaborateurs en cliquant sur « Propriétés".

 

 

Vous pourrez ainsi, permettre la lecture des détails de vos évènements ou pas et gérer les permissions d'écriture.

 

 

 

 

N.B. Si vous sélectionnez l'option "Publier ce calendrier", vos collaborateurs n'y auront accès qu'en lecture seule. Dans ce cas, vous pourrez également choisir de ne montrer que vos créneaux disponibles ou bien tous les détails de votre agenda.