Process d’arrivée d’un adulte dans l’établissement 

 

 

 

 

 

Mettre en place des process dans un établissement est indispensable. Il en est ainsi de l’accueil « informatique » des personnes. 

Au début de l’année il est très important de donner les codes d’accès à tous dans une pochette d’accueil, ce qui nécessite un travail relativement automatisé.

Mais le reste de l’année, nous accueillons souvent des personnes supplémentaires dans nos établissements et il faut alors rendre rapide la création des identifiants.

 

 

Qui plus est l’inscription dans une base de donnée permet de suivre le nombre de personnes présentes dans l’établissement.

 

La base de donnée est essentielle car elle recense les personnes dans l’établissement. Il faut absolument la tenir à jour.

 

Une base de données est une entité dans laquelle il est possible de stocker des données de façon structurée et avec le moins de redondance possible. Ces données doivent pouvoir être utilisées par des programmes, par des utilisateurs différents. Ainsi, la notion de base de données est généralement couplée à celle de réseau, afin de pouvoir mettre en commun ces informations, d'où le nom de base. On parle généralement de système d'information pour désigner toute la structure regroupant les moyens mis en place pour pouvoir partager des données.

 

 

 

étape 1 : Il y a une personne dédiée à l’accueil qui remplit la fiche « adulte » et complète le dossier dans la base de données (CHARLEMAGNE, APPLON ou autres)

 

TOUTE ENTREE DOIT PASSER PAR LE MÊME SERVICE OU LA MËME PERSONNE.

 

EXCEPTION : un intervenant ponctuel extérieur (électricien, formateur .. inspecteur… visiteurs …) doit laisser une pièce d’identité à l’accueil en échange d’un badge. Les parents doivent également passer par l’accueil (en cas de rendez vous avec un enseignant un mail doit être envoyé aux différentes personnes en charge de l’accueil )

 

Comme le point d’accueil est important il faut veiller à laisser ce poste ouvert en terme d’amplitude horaire.

 

Si possible et pour éviter des erreurs orthographique il faut compléter la fiche de manière informatique.

 

Enfin le service informatique a besoin de connaitre la matière de l’enseignant (si le cas se présente) car celui-ci est souvent mis dans une catégorie pour le partage de ses dossiers avec les autres enseignants de la même matière.

 

 

 

étape 2 : la fiche arrive en informatique par le biais d’une même personne

 

 

Il faut absolument être réactif et procéder à la création des codes d’accès le plus rapidement possible. Un délai de 24 heures doit être tenu pour répondre aux besoins utilisateurs. Attention il ne s’agit pas de créer l’ensemble des comptes d’accès en début d’année (process automatisé) mais de répondre à la création des comptes au fil de l’année scolaire.

 

Un process de création doit être optimisé avec le technicien en charge de la création (présence d’un active directory ou non, accès internet, …)

 

 

 

étape 3 : remise des fiches dans les casiers et remise de la fiche sur la boite mail privée si celle-ci est renseignée