La GED ou Gestion Electronique des Documents est un procédé permettant de prendre en charge et d’automatiser certaines tâches visant à organiser, à traiter, à stocker et à diffuser des documents. Elle peut être utilisée à chaque étape du cycle de vie d’un document de son acquisition à son archivage ou à sa suppression. En entreprise, une bonne solution de GED permet de gérer de façon sécurisée toutes sortes de documents qu'il s'agisse de factures, de courriers, de fichiers modifiables (classeurs, feuilles de calcul, Word…), de feuilles de planning, de fiches de paie, de documents comptables etc. De ce fait, le choix d'un tel logiciel n’est pas à prendre à la légère.
POURQUOI S’ÉQUIPER D’UN LOGICIEL DE GED ?
Un logiciel de GED adapté aux besoins de votre entreprise doit pouvoir vous faire gagner en productivité. La gestion électronique permet en effet d’optimiser l’usage des documents au quotidien notamment pour les services en charge de la comptabilité et des tâches administratives. Comme nous le soulignions précédemment, la GED bien utilisée donne aux salariés la possibilité de simplifier la réception, le stockage, le classement, le partage, la validation et surtout la recherche des documents.
Le procédé intervient par exemple lorsque plusieurs services doivent valider une facture et qu’il y a des délais à respecter. Avec une bonne solution, tous les intervenants ainsi que leurs actions sont clairement identifiés, de quoi optimiser le workflow.
L’autre avantage de la GED c’est bien évidemment la sécurité, les données dématérialisées de votre entreprise ne craignent plus les « catastrophes » comme les incendies et les inondations puisqu’elles sont généralement stockées dans le Cloud. Vos documents sont sauf cas de force majeur protégés contre la falsification, le piratage et le vol. Vous pourrez également y accéder depuis n’importe où.
Le dernier avantage et non des moindres est bien évidemment la réduction des coûts liés au papier (consommables, archivage…).
Avant d’acquérir un tel logiciel, vous devez clairement identifier les besoins de votre entreprise. Vous devrez alors recenser les différents types de documents que vous utilisez, leur volume, les ressources techniques que cela nécessitera. Vous devrez vous poser les bonnes questions sur vos besoins en termes d’outils d’acquisition de document, d’outils pour la collaboration etc. Pensez également à la compatibilité avec vos autres progiciels (programmes de comptabilité, CRM, bureautique…).
il est conseillé comme on s’en doute d’opter pour un logiciel flexible et évolutif pour une utilisation pérenne.